Declaración de privacidad

Procesamiento de datos personales en el contexto de una solicitud de inscripción en los registros consulares de población

1. DEFINICIONES

"Datos personales" : cualquier información relacionada con una persona física identificada o identificable. Se considera una persona física identificable, una persona física que puede identificarse, directamente o indirectamente, en particular por referencia a un identificador, como un nombre, un número de identificación, datos de ubicación, un identificador en línea o a uno o más elementos específicos propios de su identidad física, fisiológica, genética, psíquica, económica, cultural o social.

"Procesamiento" : cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas o no utilizando procesos automatizados y aplicados a datos personales o conjuntos de datos, como la recopilación, el registro, la organización, estructuración, conservación, adaptación o modificación, extracción, consulta, uso, comunicación por transmisión, difusión o cualquier otra forma de provisión, acercamiento o interconexión, limitación, borrado o destrucción.

"Controlador" : la persona física o jurídica, autoridad pública, servicio u otro organismo que, solo o conjuntamente con otros, determina los propósitos y medios del procesamiento.

"Procesador" : la persona física o jurídica, autoridad pública, servicio u otro organismo que procesa datos personales en nombre del controlador.

"Destinatario" : la persona física o jurídica, autoridad pública, servicio o cualquier otro organismo que recibe la comunicación de datos personales, se trate o no de un tercero.

"Tercero" : una persona física o jurídica, una autoridad pública, un servicio o una organización que no sea el interesado, el controlador, el procesador y las personas que, bajo la autoridad directa del controlador o del subcontratista, están autorizados para procesar datos personales.

Reglamento general de protección de datos (RGPD) : Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, sobre la protección de las personas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y flujo libre de estos datos.

2. PERSONA RESPONSABLE DEL PROCESAMIENTO

La persona responsable del procesamiento de datos personales en el contexto de una solicitud de inscripción en los registros consulares de población en las oficinas consulares belgas en el extranjero es el siguiente:

El Ministro de Asuntos Exteriores, representado por el Director General de Asuntos Consulares.

Servicio Público Asuntos Exteriores
Dirección de Asuntos Consulares
rue des Petits Carmes 15
1000 Bruxelles
Belgique

3. DELEGADO DE PROTECCIÓN DE DATOS ("DPD")

Misiones del "DPD" :

Las personas interesadas cuyos datos son procesados por los Asuntos Exteriores en el marco de una solicitud de inscripción en los registros consulares de la población, pueden comunicarse con el "DPD" en cualquier cuestión relacionada con el procesamiento de sus datos, y más específicamente con respecto a estos puntos:

los objetivos del procesamiento de datos;
la base legal del procesamiento;
las categorías de datos personales en cuestión;
las categorías de destinatarios de datos personales;
la posible transferencia de datos personales a terceros países y la existencia de garantías adecuadas;
el plazo del almacenamiento de datos personales;
saber si se trata de procesamiento automatizado de datos;
el derecho a solicitar rectificación;
el derecho a solicitar el borrado de datos y la limitación del procesamiento de datos;
el derecho a oponerse al procesamiento.

Datos de contacto "DPD" :

Puede contactar al "DPD" de la Dirección General de Asuntos Consulares:

por formulario en francés o neerlandés
por correo :

Servicio Público Asuntos Exteriores
Dirección de Asuntos Consulares
rue des Petits Carmes 15
1000 Bruxelles
Belgique

4. DATOS PERSONALES RECOGIDOS

La Dirección General de Asuntos Consulares se compromete a procesar solo los datos personales que sean adecuados, relevantes y no excesivos en relación con los fines para los que se recopilan (véase el punto 5 a continuación) y no utilizarlos posteriormente de manera incompatible con esos fines.

Dependiendo, en particular, de la solicitud de registro presentada, puede referirse a las siguientes categorías de datos:

1. Datos de identificación : datos de identificación personal (nombre, título, dirección, direcciones anteriores, número de teléfono, dirección de correo electrónico, etc.); datos de identificación — emitidos por servicios públicos—, además del número de registro nacional (documento de identidad, número de pasaporte, etc.); datos de identificación biométrica (fotografías).

2. Características personales : detalles personales (edad, sexo, fecha de nacimiento, lugar de nacimiento, estado civil, nacionalidad, etc.); estado migratorio (detalles de visa, permiso de trabajo, derecho a permanecer en el extranjero).

3. Composición del hogar : matrimonio u otra forma actual de cohabitación (nombre del esposo o pareja, apellido de soltera de la esposa o pareja, fecha del matrimonio, número de hijos, etc.); antecedentes matrimoniales (detalles de matrimonios o uniones anteriores, divorcios, separaciones, nombres de parejas anteriores, etc.); detalles de otros familiares o miembros del hogar (hijos, dependientes, otros miembros del hogar, padres y antepasados).

4. Características del alojamiento : dirección del alojamiento; tipo de alojamiento; datos de ubicación.

5. Profesión y empleo: empleo actual, datos del empleador.

6. Número de registro nacional / Número de identificación de la seguridad social.

5. OBJETIVO DEL PROCESAMIENTO

De conformidad con el artículo 6 de la "RDPG", la Dirección General de Asuntos Consulares recopila y utiliza únicamente los datos personales necesarios:

En el cumplimiento de una obligación legal;
En la ejecución de una misión de interés público o perteneciente al ejercicio de la autoridad pública;
Sobre la base de su consentimiento para el procesamiento que se le ofrece más allá de nuestras misiones legales (como su registro en la aplicación TravellersOnline disponible por el Centro de Crisis de Asuntos Exteriores)

En casos especiales, la Dirección General de Asuntos Consulares puede procesar sus datos personales para protegerlo, solo y únicamente durante situaciones de emergencia o desastres excepcionales que puedan causar la muerte.

6. RECEPTORES DE DATOS

Los datos personales sobre usted recopilados y procesados por la Dirección General de Asuntos Consulares (o al menos algunos de ellos) pueden comunicarse a las siguientes categorías de destinatarios:

1. La persona interesada, sus representantes legales;

2. Asesores profesionales (por ej. Abogados) del interesado o sus representantes legales;

3. Puestos diplomáticos y consulares en el extranjero;

4. Administraciones e instituciones públicas y privadas en el marco de sus misiones de interés general de conformidad con la legislación;

5. Ciertas profesiones reguladas, autorizadas para obtener comunicación, tales como abogados, notarios, agentes judiciales en el contexto de procedimientos legales.

7. DURACIÓN DE LA CONSERVACIÓN DE LOS DATOS

Como autoridad federal, la Dirección General de Asuntos Consulares está sujeta a la ley de archivos del 24 de junio de 1955 (modificada por la ley del 19 de mayo de 2009) y, por lo tanto, no puede destruir libremente los documentos que posee. Cuando los documentos de una administración pública ya no son de utilidad administrativa y / o jurídica, pueden tener un interés histórico, científico o estadístico. Luego son transferidos a los Archivos del Estado.

Dependiendo de la fuente y los marcos legales específicos, los períodos de retención pueden derogar esta regla general.

8. PROCEDIMIENTO PARA SOLICITAR UNA COPIA DEL ARCHIVO ADMINISTRATIVO

De conformidad con la ley del 11 de abril de 1994 sobre la publicidad de la administración, puede solicitar una copia de su archivo administrativo gerenciado por la Dirección General de Asuntos Consulares. Su solicitud debe enviarse a la siguiente dirección:

Servicio Público Asuntos Exteriores
Dirección de Asuntos Consulares
rue des Petits Carmes 15
1000 Bruxelles
Belgique

9. DERECHO DE ACCESO, CORRECCIÓN, ELIMINACIÓN Y LIMITACIÓN DEL PROCESAMIENTO

A. Derecho de acceso:

Tiene derecho a obtener confirmación de que sus datos personales son procesados por la Dirección General de Asuntos Consulares y, cuando lo estén, acceder a la siguiente información:

los fines del procesamiento de datos;
la base legal del procesamiento;
las categorías de datos personales en cuestión;
las categorías de los datos personales en cuestión;
la posible transferencia de datos personales a terceros países y la existencia de garantías adecuadas;
el período de retención de datos personales o los criterios utilizados para determinar este período;
el hecho de saber que se trata de procesamiento de datos automatizado.

Para cualquier pregunta sobre este tema, puede comunicarse con los departamentos pertinentes. Deberá completar un formulario específico (en francés o neerlandés) y proporcionar prueba de su identidad.

B. Derecho de rectificación:

Tiene derecho a obtener la rectificación de datos personales que son inexactos o a solicitar que se completen datos personales incompletos.

Si encuentra que la Dirección General de Asuntos Consulares ha procesado datos personales que son inexactos o incompletos, lo invitamos a ponerse en contacto en primer lugar con la oficina consular de carrera donde está registrado y solicitar que rectifique los datos inexactos o que complete los datos incompletos.

Es posible que el puesto consular de carrera que maneja su archivo le solicite información adicional o evidencia para respaldar su solicitud.

Si tiene más preguntas después de comunicarse con los departamentos pertinentes, puede dirigirse a ellos al "DPD" (consulte 3. El oficial de protección de datos). Se le pedirá que demuestre su identidad.

C. Derecho de borrado:

Como el procesamiento de sus datos personales es necesario para el desempeño de una tarea que corresponde al ejercicio de la autoridad pública conferida a la Dirección General de Asuntos Consulares, no tiene derecho de solicitar ni de obtener la eliminación de sus datos personales.

Si tiene alguna pregunta sobre el derecho de borrado, puede enviarla al "DPD" (consulte 3. El oficial de protección de datos). Se le pedirá que demuestre su identidad.

D. Derecho de limitación:

Como el procesamiento de sus datos personales es necesario para el desempeño de una tarea que corresponde al ejercicio de la autoridad pública conferida a la Dirección General de Asuntos Consulares, no tiene derecho a solicitar para limitar el procesamiento de sus datos personales.

Si tiene alguna pregunta sobre el derecho de limitación, puede dirigirse al "DPD" (consulte 3. El oficial de protección de datos). Se le pedirá que demuestre su identidad.

E. Derecho a la portabilidad:

Dado que la Dirección General de Asuntos Consulares no procesa sus datos personales en cumplimiento de un contrato, no se aplica el derecho a la portabilidad. En consecuencia, no tiene derecho a recibir sus datos personales de la Dirección General de Asuntos Consulares en un formato estructurado, de uso común y legible por máquina con el fin de transmitirlos a otro controlador.

Si tiene alguna pregunta sobre el derecho a la portabilidad, puede dirigirse al "DPD" (consulte 3. El oficial de protección de datos). Se le pedirá que demuestre su identidad.

F. Derecho a oponerse:

Puede oponerse al procesamiento de datos personales, a menos que el procesamiento sea necesario para el desempeño de una tarea de interés público o dentro del ejercicio de la autoridad pública.

Sin embargo, la Dirección General de Asuntos Consulares puede oponerse si hay razones legítimas y convincentes para el procesamiento que prevalecen sobre sus intereses, sus derechos y sus libertades o para el establecimiento, ejercicio o defensa de los derechos en justicia

Si se opone al procesamiento de datos personales administrados por la Dirección General de Asuntos Consulares, lo invitamos a contactar al "DPD" (ver 3. El Oficial de Protección de Datos). Se le pedirá que demuestre su identidad.

10. RESPUESTA Y TIEMPO DE RESPUESTA

Si invoca el derecho de acceso, el derecho de rectificación, el derecho de borrado, el derecho de limitación o el derecho de objeción, recibirá información sobre las medidas tomadas después de su solicitud, esto en un mes desde la recepción de la solicitud. Este período puede extenderse dos meses, teniendo en cuenta la complejidad de su solicitud o la cantidad de solicitudes en curso. Se le informará de esta extensión del tiempo de respuesta.

Si no se realiza un seguimiento de su solicitud, se le informará de los motivos de la inacción a más tardar un mes después de la recepción de su solicitud. Tiene la posibilidad de presentar una queja ante la autoridad supervisora y presentar una apelación legal.

11. INTRODUCCIÓN DE UNA QUEJA CON LA AUTORIDAD DE SUPERVISIÓN

Si considera que la Dirección General de Asuntos Consulares no ha procesado sus datos personales de conformidad con el RGPD, puede presentar una queja ante la Autoridad de Protección de Datos de Bélgica.

Puede encontrar más información sobre este tema en el sitio web de dicha Autoridad: https://www.autoriteprotectiondonnees.be.

Autoridad de protección de datos
Rue de la Presse, 35
1000 Bruselas
Correo electrónico: contact@apd-gba.be
Teléfono: +32 2 274 48 00